Puedes usar tablas dinámicas para delimitar un gran conjunto de datos o ver las relaciones entre datos. Por ejemplo, puedes usar una tabla dinámica para determinar qué vendedor ha conseguido más ingresos en un mes determinado.

Añadir o editar tablas dinámicas

  1. En un ordenador, abre una hoja de cálculo en Hojas de cálculo de Google.
  2. Selecciona las celdas con los datos de origen que quieras usar. Importante: Se debe introducir un encabezado en cada columna.
  3. En el menú de la parte de arriba, haz clic en Datos y luego Tabla dinámica. Haz clic en la hoja de la tabla dinámica, si aún no está abierta.
  4. En el panel lateral, junto a "Filas" o "Columnas", haz clic en Añadir y elige un valor.
  1. En el panel lateral, junto a "Valores", haz clic en Añadir y elige el valor que quieras ver en tus filas o columnas.
  2. Puedes cambiar la forma en la que se muestran, ordenan, resumen o filtran tus datos. Haz clic en la flecha hacia abajo Flecha hacia abajo situada junto al elemento que quieras cambiar.

Cambiar o quitar datos

  1. En un ordenador, abre una hoja de cálculo en Hojas de cálculo de Google.
  2. Haz clic en una tabla dinámica.
  3. En el panel lateral, cambia o quita campos:

Nota: La tabla dinámica se actualizará cada vez que cambies las celdas de las que se extraen los datos de origen.

Ver detalles de una celda

Puedes ver los datos de origen de una celda concreta de una fila de una tabla dinámica.

  1. En un ordenador, abre una hoja de cálculo en Hojas de cálculo de Google.
  2. Haz clic en una tabla dinámica.
  3. Haz doble clic en la celda cuyos datos quieras ver en más detalle.
  4. Te aparecerá una hoja nueva con los datos de origen de la celda.

Calcular un valor con una fórmula personalizada

  1. En un ordenador, abre una hoja de cálculo en Hojas de cálculo de Google.
  2. Haz clic en una tabla dinámica.
  3. En el panel lateral, junto a "Valores", haz clic en Añadir y luego y luego en Campo calculado.
  4. En el campo que aparece, introduce una fórmula. A continuación, junto a "Resumir por", haz clic en Personalizado.
  1. Te aparecerá una columna nueva llamada "Campo calculado 1".

Ejemplo

Puedes asignar nombres a intervalos en Hojas de Cálculo de Google para controlarlos mejor y crear fórmulas más sencillas.

Por ejemplo, en lugar de utilizar "A1:B2" para describir un intervalo de celdas, puedes asignar el nombre "presupuesto_total". De este modo, una fórmula como "=SUMA(A1:B2, D4:E6)" se puede escribir como "=SUMA(presupuesto_total, trimestre2)."

Poner nombre a un intervalo

  1. Abre una hoja de cálculo en Hojas de Cálculo de Google.
  2. Selecciona las celdas a las que quieras poner nombre.
  3. Haz clic en Datos y luego Intervalos con nombre. Se abrirá un menú a la derecha.
  4. Escribe el nombre que quieras poner al intervalo.
  5. Para cambiar el intervalo, haz clic en Hoja de cálculo Grid.
  6. Selecciona un intervalo de la hoja de cálculo, o introduce uno nuevo en el cuadro de texto, y haz clic en Ok.
  7. Haz clic en Listo.

Los nombres de intervalos:

Editar o eliminar un intervalo con nombre

  1. Abre una hoja de cálculo en Hojas de cálculo de Google.
  2. Haz clic en Datos y luego Intervalos con nombre.
  3. Haz clic en Editar Editar en el intervalo con nombre que quieras editar o eliminar.
  4. Para editar el intervalo, introduce un nombre o intervalo nuevos y haz clic en Ok.
  5. Para eliminarlo, haz clic en Eliminar Papelera junto al nombre.
  6. En el menú que aparece, haz clic en Eliminar.

Nota: Al eliminar un intervalo con nombre, las fórmulas que hacen referencia a él dejan de funcionar. En cambio, los intervalos protegidos que hacen referencia a un intervalo con nombre utilizan los valores de las celdas y siguen funcionando.

Puedes ordenar y filtrar datos en Hojas de cálculo de Google para organizarlos y analizarlos.

Nota: Las vistas de filtro solo están disponibles en ordenadores. Consultar el artículo FILTER para ver más información sobre la función.

Ordenar un intervalo de datos

  1. En un ordenador, abre una hoja de cálculo en Hojas de cálculo de Google.
  2. Resalta el grupo de celdas que quieras ordenar.
  3. Haz clic en Datos y luego Ordenar intervalo.
  4. Si las columnas tienen títulos, haz clic en Los datos incluyen una fila de encabezado.
  5. Selecciona la columna que quieras ordenar primero y elige entre un orden ascendente o uno descendente. Los números también se ordenarán.
  1. Haz clic en Ordenar. El intervalo se ordenará.

Ordenar una hoja entera

Nota: Si tu hoja incluye una fila de encabezado, inmoviliza la primera fila.

  1. En un ordenador, abre una hoja de cálculo en Hojas de cálculo de Google.
  2. En la parte superior, haz clic en la letra de la columna por la que quieras ordenar.
  3. Haz clic con el botón derecho en la columna.
  4. Haz clic en Ordenar hoja A → Z u Ordenar hoja Z → A.

Filtrar tus datos

Puedes usar filtros para ver y analizar los datos de una hoja de cálculo. Los filtros te permiten ocultar los datos que no quieras ver. Para volver a mostrarlos, solo tienes que desactivar los filtros.

Diferencias entre filtros y vistas de filtro

Tanto los filtros como las vistas de filtro te ayudan a analizar un conjunto de datos de una hoja de cálculo.

Los filtros te resultan útiles si:

Las vistas de filtro te resultan útiles si:

Nota: Los filtros se pueden exportar e importar, pero las vistas de filtros, no.

Usar filtros en una hoja de cálculo

Si quieres ocultar temporalmente ciertos datos de una hoja de cálculo, añade un filtro.

Nota: Si añades un filtro, cualquiera que tenga acceso a tu hoja de cálculo podrá verlo. Cualquier persona que tenga el permiso para editarla podrá cambiar el filtro.

Filtrar tus datos

Para filtrar tus datos:

  1. En un ordenador, abre una hoja de cálculo en Hojas de cálculo de Google.
  2. Selecciona un intervalo de celdas.
  3. Haz clic en Datos y luego Crear un filtro.
  4. Para ver las opciones de filtro, ve a la parte superior del intervalo y haz clic en Filtro Filtrar.
  1. Para desactivar el filtro, haz clic en Datos y luego Desactivar filtro.

Ordenar tus datos filtrados

Crear una vista de filtro, ponerle un nombre y guardarla

Usa una vista de filtro cuando:

Crear, guardar o eliminar una vista de filtro

  1. En un ordenador, abre una hoja de cálculo en Hojas de cálculo de Google.
  2. Haz clic en Datos y luego Vistas de filtro y luego Crear una nueva vista de filtro.
  3. Ordena y filtra los datos.
  4. Para cerrar la vista de filtro, haz clic en Cerrar Cerrar.
  5. La vista de filtro se guarda automáticamente.

Para eliminar o duplicar una vista de filtro, ve a la parte superior derecha y haz clic en Configuración y luego Eliminar o Duplicar.

Cambiar el nombre de una vista de filtro

  1. En un ordenador, abre una hoja de cálculo en Hojas de cálculo de Google.
  2. Haz clic en Datos y luego Vistas de filtro.
  3. Selecciona una vista de filtro.
  4. Ve a la barra negra, haz clic en el nombre de la vista de filtro (arriba a la izquierda) y escribe el nuevo nombre.
  5. Pulsa Intro.

Ver una vista de filtro

  1. En un ordenador, abre una hoja de cálculo en Hojas de cálculo de Google.
  2. Haz clic en Datos y luego Vistas de filtro.
  3. Selecciona una vista de filtro.
  4. El filtro se aplicará a la hoja de cálculo.
  5. Para cerrar la vista de filtro, haz clic en Cerrar Cerrar.

Guardar un filtro como vista de filtro

  1. En un ordenador, abre una hoja de cálculo en Hojas de cálculo de Google.
  2. Aplica un filtro.
  3. Haz clic en Datos y luego Vistas de filtro y luego Guardar como vista de filtro.

Usar una vista de filtro con acceso de solo lectura

Si tienes permiso para ver una hoja de cálculo, pero no para editarla, también puedes utilizar las vistas de filtro:

  1. Abre una hoja de cálculo en Hojas de cálculo de Google.
  2. Selecciona la celda o las celdas en las que quieras crear la lista desplegable.
  3. Haz clic en Datos y luego Validación de datos.
  4. Junto a "Criterios", elige una opción:
  1. Las celdas tendrán una flecha hacia abajo Flecha hacia abajo. Para quitarla, desmarca "Mostrar botón en la celda para desplegar la lista".
  2. Si introduces en una celda datos que no coinciden con ningún elemento de la lista, aparecerá un aviso. Si quieres que los usuarios solo puedan introducir elementos de la lista, selecciona "Rechazar entrada" junto a "Si los datos no son válidos".
  3. Haz clic en Guardar. Aparecerá una lista desplegable en las celdas. Para cambiar el color de una celda en función de la opción seleccionada, usa el formato condicional.

Cambiar o eliminar una lista desplegable

  1. Abre una hoja de cálculo en Hojas de cálculo de Google.
  2. Selecciona las celdas que quieras cambiar.
  3. Haz clic en Datos y luego Validación de datos.
  4. Para cambiar las opciones que aparecen, modifica los elementos junto a "Criterios".
  5. Para eliminar una lista, haz clic en Eliminar validación.
  6. Haz clic en Guardar. Si cambias el contenido del intervalo que has seleccionado, los cambios se aplicarán a la lista automáticamente.

Puedes usar la función Autocompletar para crear una serie de números, letras o fechas en Hojas de Cálculo de Google.

Usar Autocompletar para completar una serie

  1. Abre una hoja de cálculo en Hojas de Cálculo de Google.
  2. Introduce texto, números o fechas en al menos dos celdas contiguas de una fila o una columna.
  3. Resalta las celdas. Aparecerá un cuadro azul pequeño en la esquina inferior derecha.
  4. Arrastra el cuadro azul por las celdas que quieras, hacia abajo o hacia un lado.

Puedes aplicar formato a las celdas, a las filas o a las columnas para cambiar el color del texto o del fondo si cumplen ciertas condiciones, por ejemplo, si contienen una palabra o un número determinados.

  1. En un ordenador, abre una hoja de cálculo en Hojas de cálculo de Google.
  2. Selecciona las celdas a las que quieras aplicar reglas de formato.
  3. Haz clic en Formato y luego Formato condicional. Se abrirá una barra de herramientas en la parte derecha.
  4. Crea una regla.
  1. Haz clic en Ok.

Ejemplo

Un profesor quiere resaltar las puntuaciones de un examen para ver qué alumnos sacaron menos de un 8.

  1. En un ordenador, abre una hoja de cálculo en Hojas de cálculo de Google.
  2. Selecciona las puntuaciones.
  3. Haz clic en Formato y luego Formato condicional.
  4. En "Dar formato a celdas si", haz clic en Menor que. Si ya hay una regla, haz clic en ella o selecciona Añadir nueva regla y luego Menor que.
  5. Haz clic en Valor o fórmula y escribe 0,8.
  6. Para elegir un color rojo, haz clic en Color de relleno Color.
  7. Haz clic en Ok. Las puntuaciones que están por debajo del valor introducido se resaltan en rojo.

Usar el formato condicional avanzado

Usar fórmulas personalizadas con el formato condicional

Puedes usar fórmulas personalizadas para aplicar formato a una o más celdas en función del contenido de otras celdas.

  1. En un ordenador, abre una hoja de cálculo en Hojas de cálculo de Google.
  2. Selecciona las celdas a las que quieras dar formato.
  3. Haz clic en Formato y luego Formato condicional.
  4. En el menú desplegable "Dar formato a celdas si", haz clic en La fórmula personalizada es. Si ya hay una regla, haz clic en ella o selecciona Añadir nueva regla y luego La fórmula personalizada es.
  5. Haz clic en Valor o fórmula y añade la fórmula y las reglas.
  6. Haz clic en Ok.

Nota: Las fórmulas solo pueden hacer referencia a la misma hoja mediante la notación estándar "(='nombrehoja'!celda)". Para hacer referencia a otra hoja en la fórmula, usa la función INDIRECTO.

Ejemplo 1

Si quieres resaltar las celdas cuando un valor de tus datos aparezca más de una vez:

  1. En un ordenador, abre una hoja de cálculo en Hojas de cálculo de Google.
  2. Selecciona el intervalo al que quieras dar formato. Por ejemplo, de la celda A1 a la A100.
  3. Haz clic en Formato y luego Formato condicional.
  4. En el menú desplegable "Dar formato a celdas si", haz clic en La fórmula personalizada es. Si ya hay una regla, haz clic en ella o selecciona Añadir nueva regla y luego La fórmula personalizada es.
  5. Escribe la regla de la primera fila. En este caso, sería "=CONTAR.SI($A$1:$A$100;A1)>1".
  6. Elige otras propiedades de formato.
  7. Haz clic en Ok.

Ejemplo 2

Si quieres dar formato a una fila completa en función del valor de una de las celdas de esa fila:

  1. En un ordenador, abre una hoja de cálculo en Hojas de cálculo de Google.
  2. Selecciona el intervalo al que quieras dar formato, por ejemplo, de la columna A a la E.
  3. Haz clic en Formato y luego Formato condicional.
  4. En el menú desplegable "Dar formato a celdas si", haz clic en La fórmula personalizada es. Si ya hay una regla, haz clic en ella o selecciona Añadir nueva regla y luego La fórmula personalizada es.
  5. Escribe la regla de la primera fila. Por ejemplo, si quieres que se aplique el color verde a toda la fila cuando el valor de la columna B sea "Sí", escribe una fórmula como =$B1="Sí".
  6. Elige otras propiedades de formato.
  7. Haz clic en Ok.

Diferencia entre referencias absolutas y relativas

Para que el formato se aplique mediante referencias absolutas en lugar de relativas (A1 a B1, A2 a B2), a menudo tendrás que añadir símbolos de dólar ($) delante de las letras y los números de las fórmulas.

Usar caracteres comodín con el formato condicional

Puedes usar caracteres comodín para buscar varias expresiones. Los caracteres comodín se pueden utilizar en los campos "El texto contiene" o "El texto no contiene" al aplicar el formato.

Notas:

Una matriz es una tabla que consta de filas y columnas de valores. Si quieres agrupar los valores de las celdas en un orden determinado, puedes usar matrices en una hoja de cálculo.

Algunas funciones devuelven matrices. Por ejemplo, IMPORTRANGE devuelve una matriz de valores al importar el intervalo especificado de otra hoja de cálculo. Si usas IMPORTRANGE en una fórmula, observarás que el resultado de la matriz se desborda por las celdas situadas a la derecha y debajo.

Las funciones que toman un intervalo (p. ej., A1:B6) como parámetro de entrada también aceptan una matriz. Por ejemplo, SPARKLINE toma un intervalo como primer parámetro para especificar los valores que se van a trazar. Así pues, puedes usar el resultado de la matriz de IMPORTRANGE como entrada de SPARKLINE.

=SPARKLINE(IMPORTRANGE(...))

Crear matrices

También puedes crear tus propias matrices en una fórmula en la hoja de cálculo mediante el uso de corchetes { }. Los corchetes te permiten agrupar valores, y puedes usar los siguientes signos de puntuación para determinar el orden en que se muestran los valores:

Nota: En los países en los que se usan comas como separadores decimales (por ejemplo, 1,00 €), las comas se sustituyen por barras diagonales inversas (\) al crear matrices.

Puedes unir varios intervalos en una columna continua mediante estos signos de puntuación, y se obtiene el mismo resultado que con VMERGE. Por ejemplo, para combinar los valores de A1 a A10 con los valores de D1 a D10, puedes usar la siguiente fórmula para crear un intervalo en una columna continua: ={A1:A10; D1:D10}

Añadir matrices a fórmulas existentes

También puedes usar corchetes en matrices con otras fórmulas existentes para organizar los resultados devueltos por las fórmulas en filas o columnas.

Por ejemplo, la fórmula ={SUM(A1:A10), SUM(B1:B10)} devolverá dos valores. En la primera celda se incluirá la suma de A1 a A10, mientras que en la celda de la derecha se incluirá la suma de B1 a B10.

Dividir datos en columnas

Con Hojas de cálculo de Google, puedes dividir datos claramente definidos en varias columnas, como el texto separado por comas. Por ejemplo, una columna con el texto "Apellido, Nombre" se puede dividir en dos: "Apellido" y "Nombre".

  1. En un ordenador, abre una hoja de cálculo en Hojas de cálculo de Google.
  1. Arriba, haz clic en Datos y luego Dividir texto en columnas.
  2. Para cambiar el carácter que usa Hojas de cálculo para dividir los datos, haz clic en el menú desplegable situado junto a "Separador".
  3. Para corregir el reparto de las columnas después de dividir el texto, haz clic en el menú junto a "Separador" y luego Detectar automáticamente.

Nota: Después de pegar los datos, puedes hacer clic en Pegar Pegar y luego Dividir texto en columnas.

Eliminar filas con datos repetidos

  1. En un ordenador, abre una hoja de cálculo en Hojas de cálculo de Google.
  2. Selecciona el intervalo de datos en el que quieras quitar los duplicados.
  1. Arriba, haz clic en Datos y luego Quitar duplicados.
  2. Elige qué columnas quieres incluir y si los datos tienen encabezados o no.
  3. Haz clic en Quitar duplicados.

Nota: Si seleccionas una sola celda dentro de un intervalo, se quitarán los duplicados de todo el intervalo.

Eliminar espacios adicionales

  1. En un ordenador, abre una hoja de cálculo en Hojas de cálculo de Google.
  2. Selecciona el intervalo de datos en el que quieras quitar los espacios iniciales, finales o adicionales.
  3. Arriba, haz clic en Datos y luego Recortar espacios en blanco.

Nota: No se recortarán los espacios de no separación, como &nbsp.

Puedes cambiar la forma en la que se muestran, ordenan, resumen o filtran los datos de una tabla dinámica.

Ordenar filas o columnas y cambiar el sentido de ordenación

Puedes cambiar el sentido de ordenación de los datos de una tabla dinámica y ordenarlos por nombre de fila o columna o por valores agregados.

  1. En un ordenador, abre una hoja de cálculo en Hojas de cálculo de Google.
  2. Haz clic en una tabla dinámica.
  3. En "Filas" o "Columnas", haz clic en la flecha que aparece en "Orden" u "Ordenar por".

Nota: Para mostrar los totales de una fila o columna, marca la casilla Mostrar totales.

Cambiar la apariencia de una tabla dinámica

Cambiar el nombre de encabezado

Para cambiar el encabezado de una columna:

  1. En un ordenador, abre una hoja de cálculo en Hojas de cálculo de Google.
  2. Haz clic en una tabla dinámica.
  3. Haz clic en el nombre de una fila o columna y sustitúyelo por otro.

Nota: No se puede cambiar el nombre de "Suma total".

Mostrar un valor como un porcentaje

Puedes mostrar un valor (p. ej., ventas de octubre) como un porcentaje del total (p. ej., ventas anuales).

  1. En un ordenador, abre una hoja de cálculo en Hojas de cálculo de Google.
  2. Haz clic en una tabla dinámica.
  3. En "Valores", en "Mostrar como", haz clic en Predeterminado.
  4. Elige una opción del menú.

Agrupar datos

Puedes seleccionar un conjunto de valores de una tabla dinámica y agruparlos manualmente o mediante una regla.

  1. En un ordenador, abre una hoja de cálculo en Hojas de cálculo de Google.
  2. Haz clic en una tabla dinámica.

Para agrupar datos manualmente:

  1. Haz clic con el botón derecho en las celdas y selecciona Crear grupo dinámico.
  2. Selecciona las celdas que quieras agrupar.

Para agrupar filas mediante una regla:

  1. Haz clic con el botón derecho en una celda y selecciona Crear regla de grupo dinámico.
  2. Si los datos son números, elige un tamaño de intervalo. Opcional: Elige dónde empiezan y terminan tus grupos.
  3. Cuando acabes, haz clic en Aceptar.

Para agrupar filas por fecha o un periodo de tiempo:

  1. Haz clic con el botón derecho en una celda y selecciona Crear grupo de fechas de tabla dinámica.
  2. Elige la fecha o el periodo de tiempo por los que quieras agrupar las filas.

Opcional: Para desagrupar un elemento agrupado, haz clic con el botón derecho en él y elige Dejar de agrupar elementos dinámicos.

Filtrar datos de una tabla dinámica

Puedes ocultar los datos que no quieras mostrar en tu tabla.

  1. En un ordenador, abre una hoja de cálculo que contenga una tabla dinámica.
  2. Haz clic en una tabla dinámica.
  3. A la derecha, junto a "Filtros", haz clic en Añadir. A continuación, elige una opción.
  4. Junto a "Mostrando todos los elementos", haz clic en la flecha hacia abajo Flecha hacia abajo.
  5. Elige cómo quieres filtrar:

Notas

Puedes añadir casillas a las celdas de una hoja de cálculo y usarlas para hacer un seguimiento de un proyecto, registrar la asistencia o marcar las tareas completadas de una lista, entre otras cosas.

Insertar casillas

  1. En un ordenador, abre una hoja de cálculo en Hojas de cálculo de Google.
  2. Selecciona las celdas en las que quieras insertar casillas.
  3. En el menú de arriba, haz clic en Insertar y luego Casilla de verificación.
  4. Para quitar casillas, selecciona las que quieras borrar y pulsa Eliminar.

Nota: Puedes usar casillas con gráficos, filtros, tablas dinámicas y funciones.

Añadir valores de casillas personalizados

Puedes añadir casillas con valores personalizados. Por ejemplo, el valor personalizado de una casilla marcada podría ser "Sí" y el de una casilla sin marcar, "No".

  1. En un ordenador, abre una hoja de cálculo en Hojas de cálculo de Google.
  2. Selecciona las celdas en las que quieras insertar casillas.
  3. En el menú de arriba, haz clic en Datos y luego Validación de datos.
  4. Junto a "Criterios", elige Casilla de verificación.
  5. Haz clic en Usar valores de celdas personalizadas.
  6. Introduce un valor junto a "Marcada".
  7. Opcional: A continuación, introduce un valor junto a "Sin marcar".
  8. Haz clic en Guardar.